恩府办〔2008〕44号

关于做好2007年度文件材料
立卷归档工作的通知

各镇人民政府（办事处），市有关单位：

　　为做好2007年度文件材料立卷归档工作，我市决定从4月起，对全市各单位的文件材料进行集中立卷归档。现就有关事项通知如下：

　　一、立卷归档的单位

　　各镇（办事处），各有关单位（详见附件）。

　　二、立卷归档时间

　　从今年4月起至9月下旬止。

　　三、立卷归档的文件材料

　　凡直接记录和反映各单位工作活动的各种文字、图表、照片、录音、录像等材料均应收集归档。具体包括：

　　（一）上级文件材料：上级主管部门召开会议的有关材料，如领导讲话、报告、总结、典型发言、开幕词、闭幕词及有关的决定、决议、纪要、简报等；上级部门对本单位的批复、表扬通报、人事任免通知、事故处理决定等文件材料。

　　（二）本级文件材料：1．本级召开的党代会、人代会、团代会、妇代会及其它类型会议材料，党委（党组或党支部）会议记录、纪要；2．本机关的工作报告、总结、典型材料；3．本机关印发的决定、决议、规定、通知、通报等文件材料；4．有关案件、事件、纠纷的专题材料；5．本机关编制的各种计划、统计资料；6．本机关有关机构设置如成立、合并、撤销、接管移交、更改名称和启用印章、工作条例、章程、大事记等材料；7．本机关的组织编制、人事、纪检等方面的文件材料及干部、党员、职工花名册；8．本机关干部、职工转正定级、工资调整等材料；9．经本级领导批示的群众来信、来电材料；10．各类协议、契约性文件材料及财产档案交接凭证等；11．反映本机关的重大政治、经济、基建、外事及庆典活动的照片、录音、题词、录像和在工作过程中形成的磁盘、光盘及基建资料等（不纳入文书材料类归档，各单位自行按其特征分门别类整理归档）；12．具有档案保存价值的电子文档。

　　（三）下级文件材料：1．年度的工作总结、专题报告、典型调查材料及需要批复的请示；2．年度的专题统计、报表及相关资料等。

　　四、立卷归档的办法

　　采用“三集中”（集中时间、集中档案员、集中材料）的办法分批进行（详见附件）。

　　五、有关要求

　　（一）各单位要高度重视，安排专人督促落实文件材料立卷归档工作。

　　（二）各单位档案员务必认真做好相关准备工作，把应归档的文件材料收集整理，并在指定的时间内将材料交到市档案局，以保证立卷归档工作按时按质完成。同时，各单位档案员要将本单位修编后的文书档案保管期限表送市档案局核查。

　　（三）全市实行办公自动化后，具有档案保存价值的电子文档要生成纸质文件一并归档，电子文档归档的办法按照市政府办公室《印发恩平市电子文件管理制度的通知》（恩府办〔2004〕76号）文件的有关规定执行。电子文档立卷归档后，各单位要将全年的备份文书类电子文件的载体（光盘或磁盘）与归档文件资料整理后的案卷一起送市档案局验收，同时报送一份电子文档目录给市档案局保存。

　　（四）各完全中学文件材料、其它类型档案材料的立卷归档，仍按照市教育局、市档案局印发的《中等学校教育文件的收集范围和分类》（恩教字〔1998〕5号）的要求进行，并按时将上学年度的文件材料交市档案局立卷归档。

　　（五）市公、检、法、司等单位，原则上按直隶上级对档案管理归档的要求自行按期立卷，并书面向市档案局报送年度档案归档情况。

　　（六）被撤并的单位，其2007年度的文件材料收集整理由并入单位负责。

　　（七）已通过档案综合目标管理认定工作的单位，要认真续写好《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》等汇编资料。

　　（八）各单位具有向社会提供利用价值并已公开的非涉密性现行文件资料，请按照市委办公室《转发〈关于在市档案馆开展现行文件阅览服务的意见〉的通知》（恩办发〔2003〕11号）文件的有关规定，尽快送市档案局，确保现行文件能及时公开查阅利用。

　　总工会、团市委、妇联、工商联、工业公司、商贸公司、交能公司、供水公司、人民医院、市第二人民医院、中医院、妇幼保健院、疾控中心、恩平一中、恩城中学、华侨中学、实验中学、教师进修学校、鳌峰中学、独醒中学、郁文中学。